Section 107 of the VAT Act : Maintenance of Records and Accounts
1. For the purpose of determining the tax liability and other obligations of a registered person, the taxpayer shall maintain, in the prescribed manner and procedure, accounts of his economic activities, documents, and other records for a period of five (5) years.
2. Without limiting the scope of sub-section (1), the records and accounts to be maintained shall include the following:
(a) Purchase records of goods, services, or immovable properties—whether taxable or exempt—and the related invoices;
(b) Sales records of goods, services, or immovable properties;
(c) Tax invoices, credit notes, debit notes, and all such documents issued and received by the person, including certificates of tax deduction at source (TDS);
(d) Customs documents related to the import or export of goods;
(e) Records relating to the value at which goods manufactured by the person are supplied during a particular period, the input-output coefficient or production relation, and any discounts or rebates given on such goods;
(f) Records relating to the supply of services or manufacture of goods that are subject to supplementary duty;
(g) Treasury challans as evidence of tax payment and, where tax is paid through any other means, documentary proof thereof;
(h) Returns for each tax period;
(i) Any other prescribed documents or records.
2A. A registered person may preserve tax-related documents, accounts, and other records in a secured server using Enterprise Resource Planning (ERP) software or VAT software prescribed by the National Board of Revenue (NBR).
3. Notwithstanding anything contained in sub-section (1), documents related to any pending legal or administrative proceedings must be retained until the conclusion of such proceedings, even if the standard retention period has expired.
Please feel free to contact us if you have any questions or require further clarification regarding this article.
We warmly welcome your comments and will be happy to address your queries.
মূসক আইনের ধারা ১০৭: রেকর্ডপত্র এবং হিসাব সংরক্ষণ।
(১) কোন নিবন্ধিত ব্যক্তির করদায় এবং অন্যান্য দায়দেনা নিরূপণের সুবিধার্থে ৫ (পাঁচ) বৎসর পর্যন্ত নির্ধারিত উপায় ও পদ্ধতিতে করদাতা তাহার অর্থনৈতিক কার্যক্রমের হিসাবাদি, দলিলপত্র এবং অন্যান্য রেকর্ডপত্র সংরক্ষণ করিবেন।
(২) উপ-ধারা (১) এর পরিধিকে ক্ষুন্ন না করিয়া, সংরক্ষিত রেকর্ডপত্র এবং হিসাবাদির মধ্যে নিম্নবর্ণিত বিষয়সমূহ অন্তর্ভুক্ত থাকিবে, যথা:-
(ক) করযোগ্য বা কর অব্যাহতিপ্রাপ্ত নির্বিশেষে পণ্য, সেবা বা স্থাবর সম্পত্তি ক্রয়ের বিবরণী, এবং তৎসংশ্লিষ্ট চালানপত্র;
(খ) পণ্য, সেবা বা স্থাবর সম্পত্তি বিক্রয় সংক্রান্ত বিবরণী,
(গ) কর চালানপত্র, ক্রেডিট নোট, ডেবিট নোট এবং উক্ত ব্যক্তি কর্তৃক ইস্যুকৃত এবং প্রাপ্ত ১[***] কর চালানপত্র এবং উৎসে কর কর্তন সনদপত্র;
(ঘ) উক্ত ব্যক্তি কর্তৃক পণ্য আমদানি বা রপ্তানি সংশ্লিষ্ট শুল্ক দলিলপত্র;
(ঙ) উক্ত ব্যক্তি কর্তৃক প্রস্তুতকৃত পণ্য কোন নির্দিষ্ট সময়ে যেমূল্যে সরবরাহ করা হয় সেই মূল্য, পণ্যের উপকরণ-উৎপাদ সম্পর্ক বা সহগ (input-output coefficient), এবং উক্ত পণ্যের উপর প্রস্তুতকারক কর্তৃক প্রদত্ত মূল্যছাড় বা রেয়াত সংশ্লিষ্ট রেকর্ডপত্র;
(চ) সম্পূরক শুল্ক আরোপযোগ্য সেবা সরবরাহ বা সম্পূরক শুল্ক আরোপযোগ্য পণ্যের প্রস্তুতকরণ এবং সংশ্লিষ্ট রেকর্ডপত্র;
(ছ) কর জমা প্রদানের সমর্থনে ট্রেজারি চালান এবং ট্রেজারি চালান ব্যতীত অন্য কোন পদ্ধতিতে কর জমা প্রদান করা হইয়া থাকিলে উক্তরূপ জমা প্রদানের সমর্থনে দালিলিক প্রমাণাদি,
(জ) প্রতিটি কর মেয়াদের দাখিলপত্র; এবং
(ঝ) নির্ধারিত অন্য কোন দলিলাদি বা রেকর্ডপত্র।
(২ক) নিবন্ধিত ব্যক্তি Enterprise Resource Planning (ERP) সফটওয়্যার বা জাতীয় রাজস্ব বোর্ড কর্তৃক নির্ধারিত মূসক সফটওয়্যার এর মাধ্যমে কর সংক্রান্ত দলিলাদি ও হিসাবপত্র এবং অন্যান্য রেকর্ডপত্র যথাযথ নিরাপত্তাসহ সার্ভারে সংরক্ষণ করিতে পারিবেন।
(৩) উপ-ধারা (১) এ যাহা কিছুই থাকুক না কেন, উক্ত উপ-ধারায় বর্ণিত সময়ের পরেও অনিষ্পন্ন কোন কার্যধারা-সংশ্লিষ্ট দলিলাদি কার্যধারাটি নিষ্পন্ন না হওয়া পর্যন্ত সংরক্ষণ করিতে হইবে।
