RJSC Annual Return Filing, Companies Act 1994, Section 36, Schedule X, Bangladesh company compliance, annual list of members, share capital summary.
RJSC Annual Return Filing in Bangladesh is mandatory under Section 36 of the Companies Act 1994. Every company with share capital must file an updated annual list of members and a summary of share capital (Schedule X) within 21 days of the AGM. Learn requirements, deadlines, penalties, and compliance steps for smooth RJSC filing.
বাংলাদেশে RJSC বার্ষিক রিটার্ন ফাইল করা কোম্পানি আইনের ধারা ৩৬ অনুযায়ী বাধ্যতামূলক। শেয়ার মূলধনবিশিষ্ট প্রতিটি কোম্পানিকে AGM-এর ২১ দিনের মধ্যে হালনাগাদ সদস্যদের বার্ষিক তালিকা এবং শেয়ার মূলধনের সংক্ষিপ্তসার (Schedule X) দাখিল করতে হবে। এই ব্লগে আমরা দেখাবো RJSC ফাইলিংয়ের নিয়ম, সময়সীমা, জরিমানা ও প্রয়োজনীয় কমপ্লায়েন্স স্টেপগুলো যাতে আপনার Annual Return Filing সহজ এবং সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়।
Section 36 — Annual list of members and summary (Annual Return)
(1) Every company having a share capital shall within eighteen months from its incorporation and thereafter once at least in every year make a list of all persons who on the day of the first or only ordinary general meeting in the year are members of the company, and of all persons who have ceased to be members since the date of the last return or in the case of the first return of the incorporation of the company.
(2) The following shall be stated in the list namely:-
(a) the names, addresses, nationality and occupation of all past and present members;
(b) the number of shares held by each of the existing members at the date of return specifying the shares transferred, since the date of last return or, in the case of first return, since the date of last return or, in the case of first return, since the date of incorporation, by persons who are still members and by persons who have ceased to be members respectively and also the dates of registration of such transfer; and
(c) a summary distinguishing between shares issued for cash and shares issued as fully or partly paid up otherwise than in case and specifying the following:-
(1) the amount of the share capital of the company, and the number of the company. and the number of the shares into which it is divided;
(2) the number of shares taken from the commencement of the company up to the date of the return;
(3) the amount called up on each share;
(4) the total amount of calls received;
(5) the total amount of calls unpaid;
(6) the total amount of the sums, if any, paid by way of commission in respect of any share or debentures, or allowed by way of discount, in respect of any shares or debentures, since the date of the last return or so much thereof as has not been written of at the date of the return.
(7) the total number of shares forfeited;
(8) the total amount of shares or stock for which share warrants are outstanding at the date of the last return;
(9) the total amount of share-warrants issued and surrendered respectively since the date of the last return;
(10) the latest date on which the general meeting should have been held and whether it
(11) the number of shares or amount of stock comprised in each share-warrant;
(12) the names and addresses of the persons who at the date of return are the directors of the company and of the persons, if any, who at the said date are the managers managing agents or auditors of the company, and the changes in the personnel of the directors, managers or managing agents since the last return together with the dates on which the took place; and
(13) the total amount of debt due from the company in respect of all mortgages and charges which are required to be registered with the Registrar under this Act.
(3) The above list and summary shall be contained in a separate part of the register of members, and shall be completed within twenty-one days after the day of the first or the company shall, within that period file with only ordinary general meeting in the year, and the Registrar a copy signed by two directors, including the managing director, or where there is no managing director, by a director, and managing agent or manager or secretary of the company together with a certificate from such persons that the list and summary state the facts as they stood on the day aforesaid.
(4) A private company shall send with the annual return required by sub-section (1) a certificate signed by a director or other officer of the company that the company has not, since the date of the last return or in the case incorporation of the company, issued any invitation to the public to subscribe for any shares or debentures of the company, and where the annual return discloses the fact that exceeds fifty, also a certificate so signed that the excess consists wholly of persons who of a first return, since the date of the number of members of the company under sub-clause (ii) of clause (g) of sub-section (1) of section 2 are not to be included in reckoning the number of fifty.
(5) If a company makes default in complying with the requirements of this section, it shall be liable to a fine not exceeding two hundred takas for every day during which the default continues, and every officer of the company who knowingly willfully authorizes of permits the default shall be liable to the like penalty
Summary
Section 36 requires every company with share capital to prepare an annual list of members and a summary of share capital (the “annual return / Schedule-X”) showing the position as at the date of the company’s annual general meeting (AGM). The first such list must be made within 18 months of incorporation and thereafter at least once every year. The list/summary must be entered in a separate part of the register and a copy filed with the Registrar (RJSC) — signed by authorised officers — within the statutory deadline.
কোম্পানি আইন, ১৯৯৪–এর ধারা ৩৬ অনুসারে, প্রতিটি শেয়ার মূলধনবিশিষ্ট কোম্পানিকে প্রতি বছর একটি বার্ষিক সদস্য তালিকা এবং শেয়ার মূলধনের সংক্ষিপ্তসার (Annual Return / Schedule–X) প্রস্তুত করতে হয়। প্রথম তালিকা ইনকর্পোরেশনের ১৮ মাসের মধ্যে তৈরি করতে হবে এবং পরবর্তীতে প্রতি বছর অন্তত একবার। এই তালিকা/সংক্ষিপ্তসার আলাদা অংশে রেজিস্টারে সংরক্ষণ করতে হবে এবং আরজেএসসি (RJSC)–তে নির্ধারিত সময়ের মধ্যে অধিকৃত কর্মকর্তাদের স্বাক্ষরসহ দাখিল করতে হবে।
Clause-by-clause explanation & practical meaning
1) Who must prepare it and when (sub-section (1))
- Who: Every company having a share capital.
When (first return): The company must make the first return within 18 months from the date of incorporation.
When (subsequent returns): Thereafter at least once every year — i.e., prepare the list based on the members as at the date of the company’s first or only ordinary general meeting in that year (the AGM).
Practical point: the “reference date” for the list is the AGM date — the list shows the membership as at that day.
১) কারা প্রস্তুত করবে ও কবে (উপ–ধারা ৩৬(১))
কারা: যেসব কোম্পানির শেয়ার মূলধন আছে।
প্রথম রিটার্ন: ইনকর্পোরেশনের তারিখ থেকে ১৮ মাসের মধ্যে।
- পরবর্তী রিটার্ন: প্রতি বছর অন্তত একবার, কোম্পানির বার্ষিক সাধারণ সভা (AGM)–এর তারিখ অনুযায়ী।
বাস্তবিক দিক: রিটার্নের “রেফারেন্স ডেট” হলো এজিএম–এর তারিখ।
2) What the list must contain (sub-section (2))
The Act sets out detailed items that must appear. Put simply, the return must show:
(a) Identification of members — names, addresses, nationality and occupation of all past and present members.
(b) Share-holdings & transfers — number of shares held by each existing member on the return date; details of shares transferred since last return (who transferred, who received, and dates of registration of those transfers); and which transfers relate to members who have since ceased being members.
(c) Summary of share capital — a consolidated summary that distinguishes shares issued for cash and shares issued otherwise, including: total share capital, number of shares, number of shares allotted up to the return date, amount called up per share, total calls received, total calls unpaid, commissions/discounts paid on shares or debentures (or amounts not yet written off), total number of forfeited shares, share-warrants outstanding and issued/surrendered since last return, number of shares comprised in each share-warrant, etc.
(d) Officers and changes — names and addresses of directors, managers, managing agents and auditors as at the return date, and any changes in those positions since the last return (with dates of change).
(e) Registered mortgages/charges — total amount of debt under mortgages and charges required to be registered with the Registrar.
All these specific items are listed in the statute and must be included in the separate summary/register entry.
২) তালিকায় কি থাকতে হবে (উপ–ধারা ৩৬(২))
তালিকা/সংক্ষিপ্তসারে অবশ্যই থাকতে হবে:
(a) সদস্যদের পরিচিতি — নাম, ঠিকানা, জাতীয়তা ও পেশা (বর্তমান ও পূর্বতন সদস্যদের)।
(b) শেয়ার হোল্ডিং ও হস্তান্তর — বর্তমান সদস্যদের হাতে থাকা শেয়ারের সংখ্যা; গত রিটার্ন হতে যত শেয়ার হস্তান্তর হয়েছে (কে দিয়েছে, কে নিয়েছে, নিবন্ধনের তারিখসহ); এবং যারা সদস্যপদ হারিয়েছে তাদের শেয়ারের বিবরণ।
(c) শেয়ার মূলধনের সংক্ষিপ্তসার — নগদে ইস্যুকৃত ও নগদ ছাড়া অন্যভাবে ইস্যুকৃত শেয়ার পৃথকভাবে; মোট মূলধন; শেয়ারের সংখ্যা; কত টাকা আহ্বান করা হয়েছে; কত টাকা পাওয়া গেছে; অপরিশোধিত টাকা; কমিশন/ডিসকাউন্ট; বাজেয়াপ্ত শেয়ার; শেয়ার ওয়ারেন্ট ইস্যু/সারেন্ডার ইত্যাদি।
(d) পরিচালক ও কর্মকর্তাবৃন্দ — রিটার্ন তারিখ অনুযায়ী পরিচালক, ম্যানেজার, ম্যানেজিং এজেন্ট, অডিটরদের নাম ও ঠিকানা এবং গত রিটার্ন হতে যেসব পরিবর্তন হয়েছে তাদের তারিখ।
(e) বন্ধক ও দায় — কোম্পানির নিবন্ধিত বন্ধক/চার্জের মোট পরিমাণ।
3) Form, signatures and filing deadline (sub-section 36(3))
- The list and summary must be entered in a separate part of the register of members, and completed within 21 days after the day of the AGM.
A copy of that list/summary must be filed with the Registrar (RJSC) within that 21-day period. The copy must be signed by two directors (including the managing director if there is one) — or, if there is no managing director, by a director and the managing agent, manager or secretary — together with a certificate that the list/summary states the facts as they stood on the AGM date.
Practical point: RJSC refers to this return as Schedule-X (Annual summary of share capital & list of shareholders) and expects filing within 21 days of the AGM. Many compliance guides and RJSC process notes reiterate the 21-day timeline.
৩) ফরম, স্বাক্ষর ও দাখিলের সময়সীমা (উপ–ধারা ৩৬(৩))
- এজিএম–এর ২১ দিনের মধ্যে তালিকা ও সংক্ষিপ্তসার প্রস্তুত করতে হবে।
একই সময়ে এর একটি কপি আরজেএসসি তে দাখিল করতে হবে।
কপিতে স্বাক্ষর করতে হবে: দুইজন পরিচালক (যদি ম্যানেজিং ডিরেক্টর থাকে, তাকে অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত করতে হবে)। যদি ম্যানেজিং ডিরেক্টর না থাকে, তবে একজন পরিচালক ও ম্যানেজার/সেক্রেটারি/ম্যানেজিং এজেন্ট স্বাক্ষর করবেন।
সাথে একটি সার্টিফিকেট দিতে হবে যে তথ্যগুলো এজিএম তারিখে সঠিক ছিল।
বাস্তবিক দিক: আরজেএসসি একে Schedule–X (Annual Summary of Share Capital & List of Shareholders) বলে থাকে।
4) Private companies — extra certificate (sub-section (4))
A private company must attach a certificate (signed by a director or another officer) confirming that the company has not issued any invitation to the public to subscribe for shares or debentures since the last return (or since incorporation for the first return).
If the return shows the company has more than 50 members, the private company must also attach a certificate that the excess members are of kinds excluded from the 50-member limit under the Act (those exclusions are defined in the Act’s definitions of “private company”).
Practical point: This is to confirm the company still qualifies as a private company and has not made a public invitation.
৪) প্রাইভেট কোম্পানির অতিরিক্ত সার্টিফিকেট (উপ–ধারা ৩৬(৪))
- একটি সার্টিফিকেট (পরিচালক বা কর্মকর্তা কর্তৃক স্বাক্ষরিত) দিতে হবে যে কোম্পানি জনসাধারণকে শেয়ার/ডিবেঞ্চারের জন্য আমন্ত্রণ জানায়নি।
যদি সদস্য সংখ্যা ৫০ এর বেশি হয়, তবে আলাদা করে সার্টিফিকেট দিতে হবে যে অতিরিক্ত সদস্যরা আইন অনুযায়ী গণনার বাইরে।
বাস্তবিক দিক: এভাবে নিশ্চিত করা হয় যে কোম্পানি এখনও “Private Company” হিসেবে যোগ্য।
5) Penalty for default (sub-section 36 (5))
- If a company defaults in complying with Section 36, the company is liable to a fine (the Act specifies an amount — historically stated as up to two hundred takas for every day the default continues). Any officer of the company who knowingly or wilfully authorizes or permits the default is also liable to like penalties.
- Important caution: penalty figures in older statutes can be amended over time by later amendments or rules — so, for enforcement or exact fine calculations, check the RJSC/current consolidated Companies Act text or the latest government Gazette for amendments.
৫) বিধি ভঙ্গের শাস্তি (উপ–ধারা ৩৬(৫))
যদি কোন কোম্পানি ধারা ৩৬ মানতে ব্যর্থ হয়, তবে প্রতিদিনের জন্য সর্বোচ্চ ২০০ টাকা জরিমানা হতে পারে।
যে কর্মকর্তা জেনে বা ইচ্ছাকৃতভাবে এ ধরনের ব্যত্যয় ঘটান, তিনিও সমপরিমাণ জরিমানার দায়ে দায়ী থাকবেন।
নোট: জরিমানার অঙ্ক সময়ের সাথে সংশোধিত হতে পারে — সর্বশেষ Companies Act / RJSC Circular / Gazette দেখে নিশ্চিত হতে হবে।
Practical checklist (what to prepare before you file Schedule-X)
Date of reference (AGM date). Determine the exact date of the AGM — the list will reflect facts as at that date.
Updated register of members. Update names, addresses, nationality, occupation, and note any members who ceased to be members since the last return.
Share ledger / transfer register. Prepare a list of share transfers since last return and the date of registration of each transfer.
Share capital summary. Totals: share capital, number of shares, called up amounts, calls received, calls unpaid, commissions/discounts, forfeited shares, share-warrants issued/surrendered, etc.
Directors & officers list. Names and addresses of directors, managers, managing agents, auditors as at AGM date; list changes with dates.
Mortgages & charges. Total amount of mortgages/charges required to be registered with RJSC.
Certificates to attach: signature(s) of required officers (two directors incl. MD where applicable) plus the private-company certificate (if applicable).
File Schedule-X with RJSC within 21 days of the AGM (e-filing where available). Keep filed copy and proof of filing.
ব্যবহারিক চেকলিস্ট (Schedule–X দাখিলের আগে কি কি প্রস্তুত করতে হবে)
- রেফারেন্স তারিখ (এজিএম তারিখ) ঠিক করা।
- সদস্য রেজিস্টার হালনাগাদ — বর্তমান/পূর্বতন সদস্যদের নাম, ঠিকানা, জাতীয়তা, পেশা।
- শেয়ার ট্রান্সফার রেজিস্টার — হস্তান্তরের তালিকা ও নিবন্ধনের তারিখ।
- শেয়ার মূলধনের সারাংশ — অনুমোদিত মূলধন, ইস্যু, আহ্বান, প্রাপ্তি, অপরিশোধিত টাকা, ডিসকাউন্ট/কমিশন, বাজেয়াপ্ত, শেয়ার ওয়ারেন্ট ইত্যাদি
- পরিচালক/কর্মকর্তার তালিকা — নাম, ঠিকানা, পরিবর্তনের তারিখ
- বন্ধক/চার্জের মোট পরিমাণ।
প্রয়োজনীয় সার্টিফিকেট সংযুক্ত করা (Private Company হলে আলাদা সার্টিফিকেট)। - ২১ দিনের মধ্যে আরজেএসসি–তে Schedule–X দাখিল।
দাখিলকৃত কপি ও রসিদ সংরক্ষণ।
Example timeline (to make dates concrete)
- If company incorporated 1 January 2025: first return must be made within 18 months → i.e., by 1 July 2026 (so the first AGM should be held on or before that date).
If AGM is held 1 July 2026, then the separate register entry and the copy filed with RJSC must be completed within 21 days → i.e., filed by 22 July 2026.
(Adjust the example to your actual incorporation/AGM dates.)
উদাহরণস্বরূপ সময়রেখা
- যদি কোম্পানি ইনকর্পোরেট হয় ০১ জানুয়ারি ২০২৫ তারিখে → প্রথম রিটার্ন জমা দিতে হবে সর্বোচ্চ ০১ জুলাই ২০২৬ এর মধ্যে (প্রথম এজিএম অবশ্যই তার আগে হতে হবে)।
যদি এজিএম হয় ০১ জুলাই ২০২৬ তারিখে → তাহলে রিটার্ন জমা দিতে হবে ২২ জুলাই ২০২৬ এর মধ্যে।
Schedule–X (Annual Summary & List of Members) – Sample Template
Company Name: ABC Limited
Incorporation No.: C-12345/2022
AGM Date: 30 June 2025
Return filed on: 15 July 2025
স্কেজুয়েল–এক্স (বার্ষিক সংক্ষিপ্তসার ও সদস্যদের তালিকা) – নমুনা ফরম্যাট
কোম্পানির নাম: এবিসি লিমিটেড
ইনকর্পোরেশন নং: C-12345/2022
এজিএম তারিখ: ৩০ জুন ২০২৫
রিটার্ন দাখিলের তারিখ: ১৫ জুলাই ২০২৫
Part A: List of Members (as of AGM date)
| Sl. No. | Name of Member | Address | Nationality | Occupation | Shares Held | Date of Becoming Member | Date of Cessation (if any) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mr. Rahim Uddin | Dhaka | Bangladeshi | Business | 5,000 | 01-Jan-2022 | – |
| 2 | Ms. Salma Begum | Chattogram | Bangladeshi | Service | 2,500 | 01-Jan-2022 | – |
| 3 | XYZ Ltd. | Khulna | Bangladeshi | Company | 2,500 | 10-May-2024 | – |
Part B: Share Transfers since last return
| Sl. No. | Transferor | Transferee | No. of Shares | Date of Transfer | Date of Registration |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mr. Karim | XYZ Ltd. | 500 | 01-Apr-2025 | 15-Apr-2025 |
Part C: Share Capital Summary
- Authorized Share Capital: BDT 10,000,000 (1,000,000 shares of BDT 10 each)
Paid-up Capital: BDT 1,000,000 (100,000 shares issued & fully paid)
Shares issued for cash: 100,000
Shares issued otherwise than for cash: Nil
Amount called up per share: BDT 10
Total calls received: BDT 1,000,000
Calls unpaid: Nil
Commission/discount allowed: Nil
Shares forfeited: Nil
Share warrants outstanding: Nil
Share warrants issued/surrendered since last return: Nil
Part D: Directors, Managers & Auditors
| Sl. No. | Name | Address | Position | Date of Appointment | Date of Change (if any) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mr. Rahim Uddin | Dhaka | Managing Director | 01-Jan-2022 | – |
| 2 | Ms. Salma Begum | Chattogram | Director | 01-Jan-2022 | – |
| 3 | Mr. Nasir Hossain | Dhaka | Auditor | 01-Jul-2024 | – |
Part E: Mortgages & Charges
Total outstanding charges registered with RJSC: BDT 5,000,000 (Loan from XYZ Bank dated 10-Mar-2025).
Certification:
We certify that the above list and summary state the facts as they stood on the date of AGM, 30 June 2025.
Signed:
_____________________ (Managing Director)
_____________________ (Director/Secretary)
2. Private Company Certificate (as per Section 36(4))
“Certified that since the date of the last return (or since incorporation in case of first return), the company has not issued any invitation to the public to subscribe for any shares or debentures of the company.
Further certified that the number of members of the company does not exceed fifty, or where it exceeds fifty, such excess consists wholly of persons who, under clause (g)(ii) of sub-section (1) of section 2 of the Companies Act, 1994, are not to be included in reckoning the number of fifty.”
Signed: __________________ (Director/Officer)
Date: __________________
3. One-Page Filing Checklist
Hold AGM within 15 months of previous AGM (first AGM within 18 months of incorporation).
Within 21 days of AGM, prepare:
- List of members (present & past since last return).
- Share transfers & registration dates.
- Share capital summary (calls, issued shares, discounts, forfeitures, warrants).
- List of directors, managers, managing agents, auditors, with changes & dates.
- Details of registered mortgages/charges.
- Enter in separate part of members register.
- Have it signed by two directors (incl. MD) or director + manager/secretary.
- Attach private company certificate (if applicable).
- File with RJSC (Schedule-X) within 21 days of AGM.
- Keep proof of submission.
