RJSC — Top 25 Essential Forms, Legal Terms and Abbreviations for Company Registration in Bangladesh
Forms & Filings
|
Form
|
Purpose of Submission
|
|---|---|
|
Form I
|
Declaration on Registration of Company The Companies Act, 1994 (See Section 25)
|
|
Form-III
|
Notice of the Consolidation, Division The Companies Act, 1994 Ref Section 53,54
|
|
Form-IV
|
Notice of Increase Share Capital The Companies Act, 1994 (Ref Section 56)
|
|
Form VI
|
Notice of situation of Registered office of any change therein THE COMPANIES ACT, 1994 (See Section 77)
|
|
Form-VIII
|
Special Resolution / Extraordinary Resolution
|
|
Form IX
|
Consent of Directors | ACT, 1994 ( See sec. 92 )
|
|
Form X
|
List of Personal Consenting to be Directors The Companies Act, 1994 ( See Section 92 )
|
|
Form XIV
|
Declaration before Starting Business (Statement in Lieu of Prospectus – Section 150, Companies Act 1994)
|
|
Form XII
|
Particulars of The Directors, Manager And Managing Agents and of any Therein
|
|
Form XV
|
Return of Allotment The Companies Act, 1994 (Ref Section 151)
|
|
Form XXXVI
|
Company Constitution Documents (MoA, AoA & Related Instruments – Section 379, Companies Act 1994)
|
|
Form XXXVII
|
Notice of the address of the Registered of principal Office of the Company COMPANY ACT, 1994
|
|
Form XXXVIII
|
List of Directors and Managers by Section 379 THE COMPANIES ACT, 1994 (See Section 379)
|
|
Form 23B
|
The Companies Act, 1994 Notice By Auditor Pursuant To Section 210 (2)
|
|
Form No. XVIII
|
Particulars Of Mortgages Or Charges The Companies Act, 1994 (See Section 159 & 391)
|
|
Form No. XXVIII
|
Memorandum of Satisfaction of Mortgage Charge THE COMPANIES ACT, 1994 (See Section 172 & 391)
|
|
Form XXXIX
|
Return Of Persons Authorised To Accept Service Under Section 379 The Companies Act, 1994 (See Section 379)
|
|
Form-117
|
Instrument of Transfer of Shares
|
Form I (Declaration on Registration of Company)
Explanation:
Section 25 of the Companies Act, 1994 (Bangladesh) requires a Declaration on Registration of Company to be submitted at the time of registering a new company.
This declaration serves as a formal confirmation that all legal requirements of company formation under the Act have been complied with.
Key Points:
The declaration must be made by an advocate, attorney, or person named as a director, manager, or secretary of the proposed company.
It confirms that:
All provisions of the Companies Act regarding registration have been duly followed.
The information and documents (such as Memorandum and Articles of Association) are accurate and lawful.
This declaration is submitted along with other incorporation documents to the Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC).
Without this declaration, the Registrar will not issue the Certificate of Incorporation.
In simple terms, it’s a sworn statement ensuring that the company’s registration process is legally valid and complete.
ব্যাখ্যা:
The Companies Act, 1994 (ধারা ২৫) অনুযায়ী, কোনো নতুন কোম্পানি নিবন্ধনের সময় একটি Declaration on Registration of Company জমা দিতে হয়।
এই ঘোষণার মাধ্যমে আবেদনকারী বা তার প্রতিনিধি নিশ্চিত করেন যে কোম্পানি গঠনের সব আইনি শর্ত পূরণ করা হয়েছে।
মূল বিষয়সমূহ:
এই ঘোষণা দিতে পারেন—
কোম্পানির প্রস্তাবিত ডিরেক্টর, ম্যানেজার, সেক্রেটারি, অথবা
কোনো আইনজীবী বা এটর্নি।
ঘোষণার মাধ্যমে বলা হয় যে—
কোম্পানি নিবন্ধনের ক্ষেত্রে Companies Act, 1994–এর সব বিধান যথাযথভাবে মানা হয়েছে।
জমাকৃত নথিপত্র (যেমন Memorandum ও Articles of Association) সত্য ও সঠিক।
এই ঘোষণা RJSC (Registrar of Joint Stock Companies and Firms)–এর কাছে অন্যান্য নিবন্ধন কাগজপত্রের সাথে জমা দিতে হয়।
এই ঘোষণা ছাড়া Certificate of Incorporation (নিবন্ধন সনদ) প্রদান করা হয় না।
সহজভাবে বললে, এটি একটি আইনি নিশ্চয়তা পত্র, যা প্রমাণ করে যে কোম্পানি সঠিক ও বৈধ প্রক্রিয়ায় নিবন্ধনের জন্য আবেদন করেছে।
Form-III (Notice of the Consolidation, Division)
Explanation:
Under the Companies Act, 1994 (Bangladesh), Sections 53 and 54 deal with the alteration of share capital of a company, particularly through consolidation or division of shares.
Section 53 – Consolidation and Division of Shares:
A company, if authorized by its Articles of Association, may consolidate (combine) or subdivide (split) its share capital.Consolidation means combining smaller shares into larger ones (e.g., ten Tk. 10 shares become one Tk. 100 share).
Division (sub-division) means dividing larger shares into smaller denominations (e.g., one Tk. 100 share becomes ten Tk. 10 shares).
After such changes, the company must notify the Registrar of Joint Stock Companies (RJSC) through a Notice of Consolidation or Division.
Section 54 – Notice to Registrar:
When a company consolidates, divides, converts, or cancels its share capital, it must submit a notice of the alteration to the Registrar within the prescribed time and form.
This ensures the company’s records are properly updated in the official register
ব্যাখ্যা:
বাংলাদেশের The Companies Act, 1994–এর ধারা ৫৩ ও ৫৪ অনুযায়ী কোনো কোম্পানি তার শেয়ার মূলধনের পরিবর্তন (Alteration of Share Capital) করতে পারে, যেমন একত্রীকরণ (Consolidation) বা বিভাজন (Division/Sub-division)।
ধারা ৫৩ – শেয়ার একত্রীকরণ ও বিভাজন:
কোম্পানির সংবিধিতে অনুমতি থাকলে, কোম্পানি তার শেয়ারসমূহকেএকত্রীকরণ (Consolidation): ছোট শেয়ারগুলো একত্রে বড় শেয়ারে রূপান্তর করতে পারে।
উদাহরণ: ১০টি ১০ টাকার শেয়ারকে একত্রে ১টি ১০০ টাকার শেয়ারে পরিণত করা।বিভাজন (Sub-division): বড় শেয়ারকে ছোট শেয়ারে ভাগ করা যায়।
উদাহরণ: ১টি ১০০ টাকার শেয়ারকে ১০টি ১০ টাকার শেয়ারে ভাগ করা।
ধারা ৫৪ – রেজিস্ট্রারকে নোটিশ প্রদান:
কোম্পানি যখন তার শেয়ার একত্রীকরণ, বিভাজন, রূপান্তর বা বাতিল করে, তখন নির্ধারিত সময়ের মধ্যে Registrar of Joint Stock Companies (RJSC)–কে এ বিষয়ে নোটিশ (Notice of Alteration) দিতে হবে।
এর ফলে কোম্পানির অফিসিয়াল রেকর্ড যথাযথভাবে হালনাগাদ হয়।
Form-IV | Notice of Increase of Share Capital
Explanation:
Section 56 of the Companies Act, 1994 (Bangladesh) governs the increase of a company’s share capital and the necessary notice to the Registrar.
When a company decides to increase its authorized or issued share capital, the following applies:
Key Points:
Approval:
The increase must be approved by the company’s Board of Directors and, in most cases, the shareholders through a special resolution at a general meeting.
Notice to RJSC:
After the approval, the company must submit a Notice of Increase of Share Capital to the Registrar of Joint Stock Companies (RJSC).
This notice provides details such as:
Amount of increased capital
Type of shares (ordinary/preference)
Rights attached to the new shares
Legal Effect:
The Registrar updates the company’s official record.
Only after filing the notice and completing the legal formalities can the company issue the new shares to investors.
ব্যাখ্যা:
The Companies Act, 1994 (ধারা ৫৬) অনুযায়ী, কোম্পানির শেয়ার মূলধন বৃদ্ধি এবং রেজিস্ট্রারকে নোটিশ দেওয়ার প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রিত হয়।
যখন কোনো কোম্পানি তার অনুমোদিত বা ইস্যুকৃত শেয়ার মূলধন বৃদ্ধি করার সিদ্ধান্ত নেয়, তখন নিম্নলিখিত প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হয়:
মূল বিষয়সমূহ:
অনুমোদন:
শেয়ার মূলধন বৃদ্ধি কোম্পানির Board of Directors অনুমোদন করবে এবং সাধারণত শেয়ারহোল্ডারদের বিশেষ রেজুলেশন মাধ্যমে সম্মতি নেওয়া হবে।
RJSC-এ নোটিশ জমা:
অনুমোদনের পরে কোম্পানি Notice of Increase of Share Capital RJSC-এ জমা দিবে।
নোটিশে উল্লেখ করতে হবে:
বৃদ্ধি করা মূলধনের পরিমাণ
শেয়ারের ধরন (সাধারণ/প্রেফারেন্স)
নতুন শেয়ারের অধিকারসমূহ
আইনি প্রভাব:
RJSC কোম্পানির অফিসিয়াল রেকর্ড হালনাগাদ করে।
নোটিশ জমা ও আইনি প্রক্রিয়া সম্পন্ন হওয়ার পর কোম্পানি নতুন শেয়ার ইস্যু করতে পারবে।
Form VI: Notice of Situation of Registered Office or Any Change Therein
Form VI: Notice of Situation of Registered Office or Any Change Therein
Legal Reference: Section 77, The Companies Act, 1994
Purpose:
Form VI is an official notice submitted to the Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC) by a company to:
Declare the registered office address at the time of incorporation.
Notify any change in the registered office address after incorporation.
The registered office is the company’s legal address, where all official notices, legal documents, and government communications are sent. Filing Form VI keeps the company compliant with the law.
Supporting Documents (if address changes):
Board resolution approving the address change
Proof of new office (rent agreement, utility bill, ownership deed)
নিবন্ধিত অফিসের অবস্থান বা এর কোনো পরিবর্তনের নোটিশ
আইনি রেফারেন্স: ধারা ৭৭, কোম্পানিজ অ্যাক্ট, ১৯৯৪
উদ্দেশ্য:
ফর্ম VI একটি সরকারি নোটিশ, যা কোম্পানি রেজিস্ট্রার অব জয়েন্ট স্টক কোম্পানিজ অ্যান্ড ফার্মস (RJSC)-এর কাছে জমা দেয়:
কোম্পানির নিবন্ধিত অফিসের ঠিকানা প্রদর্শনের জন্য (ইনকরপোরেশনের সময়)।
নিবন্ধিত অফিসের ঠিকানায় কোনো পরিবর্তন হলে তা জানাতে।
নিবন্ধিত অফিস হলো কোম্পানির আইনি ঠিকানা, যেখানে সব সরকারি নোটিশ, আইনি নথি এবং অন্যান্য যোগাযোগ পাঠানো হয়। ফর্ম VI জমা দেওয়া কোম্পানিকে আইনগতভাবে কমপ্লায়েন্ট রাখে।
সংযুক্ত কাগজপত্র (ঠিকানা পরিবর্তনের ক্ষেত্রে):
বোর্ড রেজোলিউশন – ঠিকানা পরিবর্তনের অনুমোদন
নতুন অফিসের প্রমাণ – ভাড়া চুক্তি, ইউটিলিটি বিল, মালিকানার দলিল ইত্যাদি
Form IX: Consent of Directors
Legal Reference: Section 92, The Companies Act, 1994
Purpose:
Form IX is a formal declaration in which an individual director gives their consent to act as a director of a company.
This is required before the person can officially be appointed as a director.
It ensures that the director agrees to take on the responsibilities and duties under the Companies Act.
Who Must Submit:
Any person who is proposed to be appointed as a director of a company.
Consent must be in writing and signed by the proposed director.
Why It’s Important:
Confirms that the director accepts the position.
Ensures the company complies with legal formalities.
Protects the company and director by formally documenting the appointment consent.
উদ্দেশ্য:
ফর্ম IX হলো একটি আনুষ্ঠানিক ডিক্লারেশন, যেখানে একজন ব্যক্তি তার স্বীকৃতি দেয় যে সে কোম্পানির পরিচালক হিসেবে কাজ করতে রাজি।
এটি প্রয়োজন কোনও ব্যক্তিকে অফিসিয়ালি পরিচালক হিসেবে নিযুক্ত করার আগে।
ফর্মটি নিশ্চিত করে যে পরিচালক কোম্পানিজ অ্যাক্টের অধীনে তার দায়িত্ব ও কর্তব্য গ্রহণ করছেন।
কারা জমা দেবে:
যে কোনও ব্যক্তি যিনি কোম্পানির পরিচালক হিসেবে নিযুক্ত হতে যাচ্ছেন।
সম্মতি লিখিত আকারে হতে হবে এবং প্রস্তাবিত পরিচালক দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে।
Form X: List of Persons Consenting to be Directors
Legal Reference: Section 92, The Companies Act, 1994
Purpose:
Form X is used to submit a list of all individuals who have given their consent to act as directors of a company.
It is typically submitted at the time of incorporation of a company.
Ensures RJSC has a formal record of all directors who have agreed to take responsibility.
Who Must Submit:
Any newly incorporated company must file Form X with RJSC.
The list includes all proposed directors who have signed Form IX (Consent of Directors).
Why It’s Important:
Confirms the names of all directors officially appointed.
Ensures the company complies with legal requirements for director appointments.
Provides a clear record for RJSC and for public reference.
Form XII: Particulars of the Directors, Manager and Managing Agents, and Any Change Therein
Purpose:
Form XII is used by a company to submit detailed information about its directors, manager, and managing agents to the Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC).
It is required both at incorporation and whenever there is a change in these key positions.
Ensures the RJSC maintains an up-to-date record of company management
Who Must Submit:
Every company registered under the Companies Act, 1994 must file Form XII.
It is submitted:
At the time of incorporation, listing initial directors, manager, and managing agents.
Whenever there is a change in any of these positions.
Why It’s Important:
Provides RJSC with a complete record of company management.
Helps in legal and administrative matters, ensuring accountability.
Ensures compliance with the Companies Act regarding corporate governance.
Abbreviations :
- RJSC : Registrar of Joint Stock Companies and Firms
- MoA : Memorandum of Association
- AoA: Articles of Association
- COI: Certificate of Incorporation
- LTD: Limited
- PLC : Public Limited Company
- NGO: Non-Governmental Organization
- BIDA: Bangladesh Investment Development Authority
- AGM: Annual General Meeting
- EGM: Extraordinary General Meeting
- FDI : Foreign Direct Investment
- DSE : Dhaka Stock Exchange
- CSE : Chittagong Stock Exchange
- NOC : No Objection Certificate
- POA : Power of Attorney
- CA : Chartered Accountant
- ICAB : Institute of Chartered Accountants of Bangladesh
- ICMAB : Institute of Cost and Management Accountants of Bangladesh
- CS : Company Secretary
- CFO : Chief Financial Officer
- CEO : Chief Executive Officer
- MD : Managing Director
- EPZ : Export Processing Zone
